Vài mẹo về báo cáo trong hội nghị khoa học

Trong các hội nghị khoa học tầm quốc tế (vài ngàn người tham dự), nếu bạn được chọn là một trong số các báo cáo viên bằng miệng (tức là “oral presentation”), thì bạn có lí do để ăn mừng. Nhưng ăn mừng xong là đến lúc lo lắng: “Đoạn buồn ta đi / còn dài lê thê / bởi còn đam mê”. Lo lắng là vì bạn chịu áp lực lớn phải làm sao cho thật tốt để làm đẹp lòng thầy cô, không phụ lòng đồng nghiệp, và nhất là không làm cho mình phải hối hận nói câu “Phải chi lúc đó mình …” Tôi muốn mách cho các bạn vài mẹo rất hữu hiệu.

Trong các hội nghị khoa học lớn, ban tổ chức chỉ chọn 1-5% báo cáo miệng. Trong số hàng ngàn báo cáo nộp, phần lớn được chọn làm báo cáo poster, chỉ có vài chục được chọn cho các phiên họp “oral presentation.”Do đó, được chọn báo cáo miệng là phản ảnh phẩm chất khoa học của nghiên cứu.

Báo cáo miệng còn là cơ hội tuyệt vời để “debut” trước những đồng nghiệp trên khắp thế giới, giúp người ta nhớ mình là ai. Nếu báo cáo poster thì hàng ngàn người, ai cũng như ai, rất khó nhớ hết. Do đó, báo cáo miệng là một dịp để marketing cá nhân bằng khoa học!

1. Nguyên tắc 10-90

Nhưng vấn đề đặt ra là làm sao tận dụng cái cơ hội hiếm hoi đó. Soạn một bài nói chuyện 10-15 phút đã khó, nhưng trình bày bài báo cáo còn khó hơn. Đừng bao giờ nghĩ rằng nội dung báo cáo của tôi tốt thì người ta phải nghe, phải biết đánh giá. Sai. Sai trầm trọng. Nguyên tắc cần phải nhớ là “10% nội dung + 90% nhiệt tình” làm nên một bài báo cáo thành công. Nội dung khoa học của bạn chỉ đóng góp 10% thành công cho bài báo cáo, cái quan trọng hơn là sự nhiệt tình. Các bạn nhớ dùm cho cái nguyên tắc bất thành văn đó!

Tuỳ theo diễn đàn, phần lớn giới khoa học ăn mặc theo phong cách “smart casual”. Không bao giờ bỏ tay vào túi quần (vì trông có vẻ ngạo mạn). Nhưng lúc nào cũng tỏ ra hào hứng với báo cáo. Bài báo cáo hay nghiên cứu là đứa con tinh thần của mình, nếu mình không yêu thương nó, thì đừng kêu gọi mọi người khác phải yêu thương nó. Do đó, nhiệt tình và hào hứng là cực kì quan trọng trong báo cáo khoa học.

2. Tìm câu nói mở đầu

Ông bà mình (hay người Trung Hoa?) có câu “vạn sự khởi đầu nan”, rất thích hợp cho bài báo cáo miệng. Câu này phải hiểu rằng lời nói đầu tiên sau khi được chủ toạ giới thiệu đóng một vai trò quyết định sự thành công của bài nói chuyện. Nếu câu mở đầu trơn tru, bạn sẽ có thêm tự tin đi tiếp đoạn đường 10-15 phút; nếu câu đầu vô duyên hay không thông là các bạn sẽ mất tự tin ngay và sẽ trượt dài dài trên đoạn thời gian ngắn đó.

Để nói câu đầu cho thông, cách tốt nhất là tìm hiểu xem ai nói trước mình, và đề tài của họ là gì. Ví dụ như nếu người trước bạn nói bài về nghiên cứu lâm sàng, còn bạn thì nói về nghiên cứu cơ bản, và sau khi đã nắm được hai thông tin đó, câu nói mở đầu các bạn có thể dùng là:

“Well, Dr. Beauty has just shown you beautiful data concerning[blah blah blah]; now, it is my turn to complement his work with [blah blah blah] which I trust that you will find our findings quite interesting.” (Bác sĩ beauty vừa mới trình bày những dữ liệu quá đẹp về blah blah blah. Bây giờ, đến phiên tôi bổ sung vào câu chuyện của bác sĩ Beauty bằng cách trình bày những phát hiện mà tôi tin là các bạn sẽ thấy hấp dẫn).

Cách nói như thế vừa “nịnh” cái cô Beauty kia, nhưng vừa đặt báo cáo của mình vào bối cảnh. Nhưng nếu bạn là người đầu tiên trong phiên họp thì câu mở đầu có thể là:

“Thank you for your kind introduction, Dr. Smart. I am humbled by your introduction, but it is really my pleasure to be here to share with you some EXCITING data concerning [blah blah blah].” (Cám ơn bác sĩ Smart đã có lời giới thiệu tử tế về tôi. Tôi thấy mình rất thấp kém trước những lời giới thiệu nồng nhiệt của ông. Nhưng tôi rất vinh hạnh có mặt ở đây để chia sẻ cùng các bạn vài dữ liệu HÀO HỨNG về blah blah blah).

Nếu người trước mình nói quá hay, nội dung quá tuyệt, còn tiếng Anh của mình thì không tốt, thì nói sao? Cách để vừa khen người trước mà vừa xin khán giả “niệm tình tha thứ” cho mình qua cách dùng cách nói của người phương Tây (‘a hard act to follow’):

“I just have to say that Dr. Beauty’s presentation before me is really a hard act to follow. But I will try my best anyway, and I do hope that you will appreciate that my work will help explain what she has said … ” (Tôi phải nói rằng bài báo cáo của bác sĩ Beauty trước tôi quá hay, và tôi không mong gì bắt kịp chị ấy. Nhưng tôi sẽ cố gắng hết mình bằng mọi giá, và hi vọng rằng các bạn sẽ nhận ra rằng những gì tôi sắp trình bày sẽ giúp giải thích rõ hơn những gì chị ấy nói …)

Nếu bạn đến một đất nước mới có tin buồn như thiên tai, hoả hoạn, bão lụt, v.v. thì câu đầu tiên phải là một câu chia buồn. Chẳng hạn như ngày hôm nay bạn đi báo cáo bên Thái Lan, thì câu đầu có lẽ là chia buồn:

“Thank you for your kind introduction, Dr. Smart. First of all, I would like to offer colleagues in Thailand my profound sympathy at this sad time of the passing of His Majesty King Bhumipol Adulyadej.” (Cám ơn bác sĩ Smart. Trước hết, tôi muốn gửi đến các đồng nghiệp Thái Lan lời chia buồn sâu sắc trong thời gian này khi mà Đức Vua Bhumipol Adulyadej vừa mới tạ thế).

Xin nhắc lại là câu mở đầu rất quan trọng. Nếu câu mở đầu trơn tru thì bài nói chuyện sẽ dễ thành công. Nếu câu mở đầu bị “cà giựt” là tín hiệu cho thấy bài nói chuyện sẽ bị suy thoái dần theo thời gian và người trình bày sẽ mất tự tin, dẫn đến sự thất bại. “Vạn sự khởi đầu nan” là thế.

3. Tìm câu nói “common ground”

Hôm qua tôi có nói về 7 bước để soạn một bài nói chuyện cho hấp dẫn, trong đó có phần nghĩ về một cái “common ground”. Điều này có nghĩa là nghĩ về một câu nói để nối kết mình và khán giả, để gửi tín hiệu đến khán giả rằng “I am in your tribe” (tôi là người trong bộ lạc). Nên nhớ rằng mỗi chuyên ngành khoa học là mỗi bộ lạc. Ông bà mình có câu rất hay là “nhập gia tuỳ tục”. Câu này trong khoa học phải hiểu là mình đến nói chuyện cho người ta nghe, thì mình phải dùng cái ngôn ngữ của người ta, cái văn hoá của người ta, và những giáo điều và sính lễ (nếu cần) của người ta.

Một cách để tìm câu common ground là tìm hiểu xem người ta đang muốn nghe về cái gì, hay nói nôm na là “họ đang ngứa chỗ nào”? Ví dụ như trong chuyên ngành di truyền học, người ta đang nôn nóng làm sao chuyển giao các khám phá về gen để phục vụ cho lâm sàng. Trong bối cảnh đó, câu common ground có thể là:

“We have discovered 60 genes related to osteoporosis. But we don’t know how to translate the discovery into patients management” (Chúng tôi đã phát hiện 60 gen liên quan đến loãng xương. Nhưng chúng tôi không biết cách nào để áp dụng các gen này trong việc quản lí bệnh).

Câu common ground còn có thể là một câu ngắn (có khi dùng slide) để nối kết cá nhân bạn và vấn đề sắp bàn. Các bạn có thể nói rằng “Tôi đã tiêu ra hơn 20 năm trời để theo đuổi cái molecule này, và hôm nay tôi rất hân hạnh để báo cho các bạn biết là chúng ta đã có ánh sáng cuối đường hầm”.

Cũng có thể tìm một nhân vật quan trọng nào đó trong khán phòng, và nói một câu common ground với sở trường của nhân vật đó: “Tôi thấy trong khán phòng này có Giáo sư Thiên Thần, người đã bỏ ra cả đời để làm về blah blah blah, và trong bài báo cáo này tôi sẽ triển khai thêm những ý tưởng mà Giáo sư Thiên Thần đã làm trước đây.” Đó là một cách tự đặt mình trong cộng đồng hoặc trong “bộ lạc”.

4. Cách nói “exit”

Bài nói chuyện nào thì cũng đến hồi kết thúc, và câu nói sau cùng có khi cũng quan trọng. Đa số các bạn chưa có kinh nghiệm thường dừng ngay ở slide cuối cùng, hay trưng bày cái slide “Thank you” hay “Any questions”. Không nên. Cái slide “thank you” hay “Any question” đó là thừa, vì nó chẳng cung cấp thông tin gì cả. Đó là loại slide của người không có gì để nói, đừng bắt chước họ.

Cần nên nhớ cấu trúc bài nói chuyện là một hình eo (xem hình). Chúng ta bắt đầu bằng những ý tưởng lớn, đi hẹp dần dần đến mục tiêu chuyên biệt, kết quả nghiên cứu, và phần kết luận phải mở rộng ra. Đó là cấu trúc hình eo (hour glass). Điều này có nghĩa là câu kết luận hay còn gọi là “exit line” phải cho người theo dõi một big picture — bức tranh lớn. Có thể nói kiểu như:

“Our goal over the next 2 years is to create a test to assess the risk of fracture, and to conduct a randomized trial to test the effectiveness of the test.” (Mục tiêu chung của chúng tôi 2 năm tới là sẽ tạo ra một cái test để đánh giá nguy cơ gãy xương, và thực hiện một nghiên cứu lâm sàng để đánh giá cái test này.)

Một câu nói như thế có hiệu quả mở rộng chân trời xanh để người ta có hi vọng. Trong cuộc sống, và khoa học cũng thế, ai cũng cần hi vọng, và nhiệm vụ nhỏ của chúng ta là phải cho họ hi vọng!

Đừng bao giờ kết thúc bài nói chuyện với câu “Cần nghiên cứu thêm”! Đó là một kết luận rất dở và thiếu khôn ngoan. Cái câu đó hàm ý nói rằng khán giả nảy giờ đã mất thì giờ đi nghe một nghiên cứu chẳng đến đâu cả. Tôi biết trong thực tế, có rất nhiều người nói như thế, nhưng các bạn không nên bắt chước theo họ.

5. Cách nói “chuyển tông”

Nếu để ý, các bạn sẽ phân biệt được người báo cáo trơn tru và người báo cáo “ngập ngừng”. Dạng người báo cáo ngập ngừng là họ không biết nói để chuyển từ slide này sang slide khác. Họ nói xong một slide, rồi dừng đó, bấm nút (hay ai đó bấm hộ) để nói cái slide kế tiếp. Cách nói đó tạo ấn tượng đứt quãng, bài nói thiếu tính liên tục.

Một mẹo hiệu quả để giảm sự đứt quãng là dùng những câu nói “chuyển tông”. Chẳng hạn như khi nói đến hết slide phần phương pháp và chuyển sang phần kết quả, các bạn có thể nói:

“… So that was how we have done. Shown in the next slide are key results of …” (Đó là những gì chúng tôi đã làm. Trong slide kế tiếp, tôi sẽ trình bày kết quả …).

Vừa nói vừa bấm nút fwd, nên sau khi xong câu nói, là slide kia hiện lên, và tiếp tục nói nữa. Đó là mẹo làm cho bài nói chuyện trơn tru.

6. Đánh thức khán giả

Một trong những khó khăn khi báo cáo là bạn có thể bị/được sắp xếp sau giờ ăn trưa. Đó là giờ nguy hiểm nhất, vì khán giả rất dễ ngủ gục trong phòng họp. Đối với người ngủ quá say mình rất khó đánh thức họ. Nhưng đối với người còn đang chập chờn nửa tỉnh nửa mê, thì bạn có thể đánh thức bằng cách nói. Trước hết là lên giọng, và giả bộ rằng một hình ảnh hay biểu đồ nào đó rất quan trọng, bạn nói:

“And now, I would like YOU to PAY ATTENTION to this VERY IMPORTANT data.” (và bây giờm, tôi muốn các bạn chú ý đến cái dữ liệu hết sức quan trọng này).

Nhưng nói một câu thì có khi chưa có hiệu quả, thỉnh thoảng lặp lại cách khác:

“This is REALLY STRIKING.” (Đây là phát hiện hết sức ấn tượng)

“This is TOTALLY UNEXPECTED” (Đây là phát hiện hoàn toàn ngoài dự kiến)

“The data in this slide are REALLY REALLY EXPENSIVE” (dữ liệu trong slide này rất ư là mắc tiền)

Đại khái đó là những cách nói nhằm đánh thức khán giả, nhưng cũng là cách để bạn tỏ ra hào hứng với kết quả nghiên cứu của mình. Nên nhớ hào hứng chiếm 90% xác suất thành công!

7. Slide cảm tạ

Một trong những điểm tôi chú ý thấy bên nhà là các bạn ít khi nào cám ơn ai cả! Nhưng trong khoa học, chúng ta rất khó làm việc một mình, và thành tựu đều có sự đóng góp của nhiều, thậm chí rất nhiều, đồng nghiệp. Một nghiên cứu y khoa phải có sự giúp đỡ của y tá, sinh viên, bác sĩ, các chuyên gia sinh hoá, các đồng nghiệp chuyên ngành khác, v.v. Có công trình nghiên cứu được công ti dược tài trợ hoặc cơ quan nào đó tài trợ. Ngay cả khi các bạn đi dự hội nghị cũng có thể là do công ti nào đó tài trợ (?) Thành ra, là người “tử tế” (đáng lẽ tôi không để hai chữ đó trong ngoặc), các bạn phải cám ơn tất cả những người này, tất cả những cơ quan, công ti đã giúp đỡ mình.

Đó chính là lí do tại sao các báo cáo ở nước ngoài thường có slide sau cùng chụp hình các đồng nghiệp (càng xinh càng tốt, nhưng không quan trọng). Đó cũng chính là lí do tại sao cái slide sau cùng phải có những lời cảm tạ (acknowledgments) nguồn tài trợ. Đó cũng là cách để chúng ta chứng tỏ cho người ta thấy chúng ta là người ăn ở có trước có sau.

Nên nhớ rằng báo cáo của các bạn không phải là để khoe khoang (show off), càng không phải để chứng minh rằng mình có kiến thức tốt. Nếu các bạn nghĩ như thế thì đó là một sai lầm tai hại. Mục đích chính của báo cáo khoa học là chia sẻ với khán giả (đồng nghiệp) về ý tưởng của các bạn, giúp cho họ “dấn thân” vào lĩnh vực của mình (để có thêm người), là thách thức họ suy nghĩ thêm (để học hỏi), và làm cho họ cảm thấy hài lòng rằng họ đã đến nghe mình nói. Nếu sau khi nghe bạn nói mà khán giả nghĩ rằng “Tôi thật là may mắn khi được nghe bài báo cáo” thì bạn có lí do để ăn mừng. Hi vọng rằng những mẹo trên đây giúp cho bạn có cơ may ăn mừng.

(Bài của GS Nguyễn Văn Tuấn trên https://www.facebook.com/permalink.php?story_fbid=193151644465494&id=100013119784675 )

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s